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    數據分析報告怎么寫更有價值!

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    更新時間:2019年02月26日14:21:25 打印此頁 關閉
    摘要: 很多人在寫數據分析報告的時候,往往更關注如何將報告做的更美觀,例如:做漂亮的可視化圖表,做很炫的PPT等。但當別人看你做的數據分析報告的時候,往往更關注這個報告對他是否有價值?價值是什么?值得花多少時間去看這個報告?報告的結論是否有正確的數據支持?基于結論形成的方案是否符合邏輯……今天我們就來說說如何撰寫...
    數據分析報告這么寫就對了!



    很多人在寫數據分析報告的時候,往往更關注如何將報告做的更美觀,例如:做漂亮的可視化圖表,做很炫的PPT等。但當別人看你做的數據分析報告的時候,往往更關注這個報告對他是否有價值?價值是什么?值得花多少時間去看這個報告?報告的結論是否有正確的數據支持?基于結論形成的方案是否符合邏輯……今天我們就來說說如何撰寫數據分析報告。


    一、 為什么要撰寫數據分析報告


    數據分析報告實質上是一種溝通與交流的形式,主要目的在于將分析結果、可行性建議以及其他價值的信息傳遞給管理人員。它需要對數據進行適當的包裝,讓閱讀者能對結果做出正確的理解與判斷,并可以根據其做出有針對性、操作性、戰略性的決策。

    數據分析報告主要有三個方面的作用,即展示分析結果、驗證分析質量,以及為決策者提供參考依據。

    數據分析報告這么寫就對了!



    1、展示分析結果

    報告以某一種特定的形式將數據分析結果清晰地展示給決策者,使得他們能夠迅速理解、分析、研究問題的基本情況、結論與建議等內容。

    2、驗證分析質量

    從某種角度上來講,分析報告也是對整個數據分析項目的一個總結。通過報告中對數據分析方法的描述、對數據結果的處理與分析等幾個方面來檢驗數據分析的質量,并且讓決策者能夠感受到這個數據分析過程是科學并且嚴謹的。

    3、提供決策參考

    大部分的數據分析報告都是具有時效性的,因此所得到的結論與建議可以作為決策者在決策方面的一個重要參考依據。雖然,大部分決策者(尤其是高層管理人員)沒有時間去通篇閱讀分析報告,但是在決策過程中,報告的結論與建議或其他相關章節將會被重點閱讀,并根據結果輔助其最終決策。所以,分析報告是決策者二手數據的重要來源之一。


    二、數據分析報告是什么?


    在撰寫報告之前,我們一般會經歷6個步驟:目標確定、數據獲取、數據清洗、數據整理、描述分析、洞察結論,最后才是撰寫數據分析報告。

    數據分析報告這么寫就對了!



    數據分析報告是根據數據分析原理和方法,運用數據來反映、研究和分析事物的現狀、問題、原因、本質和規律,并得出結論,提出解決辦法的一種分析應用文體。

    這種文體是決策者認識事物、了解事物、掌握信息、搜集相關信息的主要工具之一,數據分析報告通過對事物數據全方位的科學分析來評估其環境及發展情況,為決策者提供科學、嚴謹的依據,降低風險。


    三、數據分析報告的寫作原則


    一份完整的數據分析報告,應當圍繞目標確定范圍,遵循一定的前提和原則,系統地反映存在的問題及原因,從而進一步找出解決問題的方法。需要遵循以下4個原則。

    1、規范性:數據分析報告中所使用的名詞術語一定要規范,標準統一,前后一致,要與業內公認的術語一致

    2、重要性:數據分析報告一定要體現數據分析的重點,在各項數據分析中,應該重點選取關鍵指標,科學專業進行分析,此外,針對同一類問題,其分析結果也應當按照問題重要性的高低來分級闡述。

    3、謹慎性:數據分析報告的編制過程一定要謹慎,基礎數據必須真實、完整,分析過程必須科學、合理,分析結果要可靠,內容要實事求是。

    4、創新性:當今科學技術的發展可謂日新月異,許多科學家也都提出各種新的研究模型或者分析方法。數據分析報告需要適時地引入這些內容,一方面可以用實際結果來驗證或改進它們,另一方面也可以讓更多的人了解到全新的科研成果,使其發揚光大。


    四、數據分析報告的種類


    由于數據分析報告的對象、內容、時間、方法等情況的不同,因而存在著不同形式的報告類型。我們常用的幾種數據分析報告有專題分析報告、綜合分析報告、日常數據通報等。

    1、專題分析報告

    專題分析報告是對社會經濟現象的某一方面或某一個問題進行專門研究的一種數據分析報告,它的主要作用是為決策者制定某項政策、解決某個問題提供決策參考和依據。專題分析報告具有以下兩個特點:

    (1)單一性:專題分析報告不要求反映事物的全貌,主要針對某一方面或某一個問題進行分析,如用戶流失分析、提升用戶消費分析、提升企業利潤率分析等。

    (2)深入性:由于專題分析報告內容單一,重點突出,因此便于集中精力抓住主要問題進行深入分析。它不僅要對問題進行具體描述,還要對引起問題的原因進行分析,并且提出切實可行的解決辦法。這就要求對公司業務的認知要有一定的深度,由感性上升至理性,切記蜻蜓點水,泛泛而談。

    2、綜合分析報告

    綜合分析報告是全面評價一個地區、單位、部門業務或其他方面發展情況的一種數據分析報告。例如世界人口發展報告、全國經濟發展報告、某某企業運營分析報告等等。綜合分析報告具有以下兩個特點:

    (1)全面性:綜合分析報告反映的對象,無論一個地區、一個部門還是一個單位,都必須以這個地區、這個部門、這個單位為分析總體,站在全局的高度,反映總體特征,做出總體評價,得出總體認識。在分析總體現象時,必須全面、綜合地反映對象各個方面的情況。例如在分析方法論時提到的4P分析法,就是從產品、價格、渠道、促銷四個角度進行企業運營分析的。

    (2)聯系性:綜合分析報告要把互相關系的一些現象、問題綜合起來進行全面系統的分析。這種綜合分析不是對全面資料的簡單羅列,而是在系統地分析指標體系的基礎上,考察現象之間的內部聯系和外部聯系。這種聯系的重點是比例關系和平衡關系,分析研究它們的發展是否協調,是否適應。因此,從宏觀角度反映指標之間關系的數據分析報告一般屬于綜合分析報告。

    3、日常數據通報

    日常數據通報是以定期數據分析報表為依據,反映計劃執行情況,并分析影響和形成原因的一種數據分析報告。這種數據分析報告一般是按日、周、月、季、年等時間階段定期進行,所以也叫定期分析報告。

    日常數據通報可以是專題性的,也可以是綜合性的。這種分析報告的應用十分廣泛,各個企業、部門都在使用。日常數據通報具有以下三個特點:

    (1)進度性:由于日常數據通報主要反映計劃的執行情況,因此必須把計劃執行的進度與時間的進展結合起來分析,觀察比較兩者是否一致,從而判斷計劃完成的好壞。為此,需要進行一些必要的計算,通過一些絕對數和相對數據指標來突出進度。

    (2)規范性:日常數據通報基本上成了數據分析部門的例行報告,定時向決策者提供。所以這種分析報告就形成了比較規范的結構形式。一般包括以下幾個基本部分:反映計劃執行的基本情況、分析完成或未完成的原因、總結計劃執行中的成績和經驗,找出存在的問題、提出措施和建議。這種分析報告的標題也比較規范,一般變化不大,有時為了保持連續性,標題只變動一下時間,如《XX月XX日業務發展通報》

    (3)時效性:由日常數據通報和性質和任務決定,它是時效性最強的一種分析報告。只有及時提供業務發展過程中的各種信息,才能幫助決策者掌握企業經驗的主動權,否則將會喪失良機,貽誤工作。對大多數公司而言,這些報告主要通過微軟Office中的Word、Excel和PowerPoint系列軟件來表現。這三種軟件各有優劣勢,具體內容如圖所示:

    數據分析報告這么寫就對了!



    五、數據分析報告的結構


    數據分析報告確實有特定的結構,但是這種結構并非一成不變,不同的數據分析師、不同的老板、不同的客戶、不同性質的數據分析,其最后的報告可能會有不同的結構。最經典的報告結構還是“總—分—總”結構,它主要包括:開篇、正文和結尾三大部分。

    在數據分析報告結構中,“總—分—總”結構的開篇部分包括標題頁、目錄和前言(主要包括分析背景、目的與思路);正文部分主要包括具體分析過程與結果;結尾部分包括結論、建議及附錄。下面將對這幾個部分進行具體介紹。

    1、標題頁

    標題頁需要寫明報告的題目,題目要精簡干練,根據版面的要求在一兩行內完成。標題是一種語言藝術,好的標題不僅可以表現數據分析的主題,而且能夠激發讀者的閱讀興趣,因此需要重視標題的制作,以增強其藝術性的表現力。

    (1)標題常用的類型

    A.解釋基本觀點:往往用觀點句來表示,點明數據分析報告的基本觀點,如《不可忽視高價值客戶的保有》《語音業務是公司發展的重要支柱》等;

    B.概括主要內容:重在敘述數據反映的基本事實,概括分析報告的主要內容,讓讀者能抓住全文的中心,如《我公司銷售額比去年曾航30%》《2010年公司業務運營情況良好》等;

    C.交代分析主題:反映分析的對象、范圍、時間、內容等情況,并不點明分析師的看法和主張,如《發展公司業務的途徑》《2010年運營分析》《2010年部門業務對比分析》等;

    D.提出問題:以設問的方式提出報告所要分析的問題,引起讀者的注意和思考,如《客戶流失到哪里去了》《公司收入下降的關鍵何在》《1500萬利潤是怎樣獲得的》

    (2)標題的制作要求

    A.直接:數據分析報告是一種應用性較強的文體,它直接用來為決策者的決策和管理服務,所以標題必須用毫不含糊的語言,直截了當、開門見山地表達基本觀點,讓讀者一看標題就能明白數據分析報告的基本精神,加快對報告內容的理解。

    B.確切:標題的撰寫要做到文題相符,寬窄適度,恰如其分地表現分析報告的內容和對象的特點。

    C.簡潔:標題要直接反映出數據分析報告的主要內容和基本精神,就必須具有高度的概括性,用較少的文字集中、準確、簡潔地進行表述。

    (3)標題的藝術性

    標題的撰寫除了要符合直接、確切、簡潔三點基本要求,還應力求新鮮活潑、獨具特色、增強藝術性。要使標題具有藝術性,就要抓住對象的特征展開聯想,適當運用修辭手法給予突出和強調,如《我的市場我做主》《我和客戶有個約會》等。有時,報告的作者也要在題目下方出現,或者在報告中要給出所在部門的名稱,為了將來方便參考,完成報告的日期也應當注明,這樣能夠體現出報告的時效性。

    2、目錄

    目錄可以幫助讀者快捷方便地找到所需的內容,因此,要在目錄中列出報告主要章節的名稱。如果是在Word中撰寫報告,在章節名稱后面還要加上對應的頁碼,對于比較重要的二級目錄,也可以將其列出來。所以,從另外一個角度說,目錄也就相當于數據分析大綱,它可以體現出報告的分析思路。但是目錄也不要太過詳細,因為這樣閱讀起來讓人覺得冗長并且耗時。

    此外,通常公司或企業的高層管理人員沒有時間閱讀完整的報告,他們僅對其中一些以圖表展示的分析結論會有興趣,因此,當書面報告中沒有大量圖表時,可以考慮將各章圖表單獨制作成目錄,以便日后更有效地使用。

    3、前言

    前言的寫作一定要經過深思熟慮、前沿內容是否正確,對最終報告是否能解決業務問題,能夠給決策者決策提供有效依據起決定性作用。前沿是分析報告的一個重要組成部分,主要包括分析背景、目的及思路三方面:為何要開展此次分析?有何意義?通過此次分析要解決什么問題?達到何種目的?如何開展此次分析,主要通過哪幾方面開展?

    (1)分析背景

    對數據分析背景進行說明主要是為了 讓報告閱讀這對整個分析研究的背景有所了解,主要闡述此項分析的主要原因、分析的意義、以及其他相關信息,如行業發展現狀等內容。

    (2)分析目的

    數據分析報告中陳述分析目的是為了讓報告的閱讀者了解開展此次分析能帶來何種效果,可以解決什么問題。有時將研究背景和目的意義合二為一。

    (3)分析思路

    分析思路用來指導數據分析師如何進行一個完整的數據分析,即確定需要分析的內容或指標。這是分析方法論中的重點,也是很多人常常感到困惑的問題。只有在營銷、管理理論的指導下,才能確保數據分析維度的完整性,分析結果的有效性及正確性。可參考之前的文章《干貨 | 如何從零開始學數據分析》

    4、正文

    正文是數據分析報告的核心部分,它將系統全面地表述數據分析的過程與結果。

    撰寫正文報告時,根據之前分析思路中確定的每項分析內容,利用各種數據分析方法,一步步地展開分析,通過圖表及文字相結合的方式,形成報告正文,方便閱讀者理解。

    正文通過展開論題,對論點進行分析論證,表達報告撰寫者的見解和研究成果的核心部分,因此正文占分析報告的絕大部分篇幅。一篇報告只有想法和主張是不行的 ,必須經過科學嚴密的論證,才能確認觀點的合理性和真實性,才能使別人信服。因此,報告主題部分的論證是極為重要的。

    報告正文具有以下幾個特點:是報告最長的主題部分、包含所有數據分析事實和觀點、通過數據圖表和相關的文字結合分析、正文各部分具有邏輯關系。

    我們通常通過金字塔原理來組織報告邏輯,整個報告的核心觀點是什么,又由哪些子觀點構建,支持每個子觀點的數據是什么,如圖所示:

    數據分析報告這么寫就對了!



    5、結論與建議

    結論是以數據分析結果為依據得出的分析結果,通常以綜述性文字來說明。它不是分析結果的簡單重復,而是結合公司實際業務,經過綜合分析、邏輯推理形成的總體論點。結論是去粗取精、由表及里而抽象出的共同、本質的規律,它與正文緊密銜接,與前言相呼應,使分析報告首尾呼應。結論應該措辭嚴謹、準確、鮮明。

    建議是根據數據分析結論對企業或業務等所面臨的問題而提出的改進方法,建議主要關注在保持有時候及改進劣勢等方面。因為分析人員所給出的建議主要是基于數據分析結果而得到的。會存在局限性,因此必須結合公司的具體業務才能得出切實可行的建議。

    6、附錄

    附錄是數據分析報告的一個重要組成部分。一般來說,附錄提供正文中涉及而未予闡述的有關資料,有時也含有正文中提及的資料,從而向讀者提供一條深入數據分析報告的途徑。它主要包括報告中涉及的專業名詞解釋、計算方法、重要原始數據、地圖等內容。每個內容都需要編號,以備查詢。

    當然并不是要求每篇報告都有附錄,附錄是數據分析報告的補充,并不是必需的,應該根據各自的情況再決定是否需要在報告結尾處添加附錄。


    六、注意事項


    1、分析結論要明確,要精,要有邏輯

    如果沒有明確的結論那分析就不叫分析了,也失去了意義,因為我們是要去尋找或者印證一個結論才會去做分析的,所以千萬不要忘本舍果;

    如果可以的話一個分析一個最重要的結論就好了,很多時候分析就是發現問題,如果一個分析能發現一個重大問題,就達到目的了,不要事事求多,寧要仙桃一口,不要爛杏一筐,精簡的結論也容易讓閱讀者接受,減少重要閱讀者(通常是事務繁多的領導,沒有太多時間看那么多)的閱讀心理門檻,如果別人看到問題太多,結論太繁,讀不下去,一百個結論也等于零;

    不要有猜測性的結論,太主觀的東西會沒有說服力,如果一個結論連自己都沒有肯定的把握就不要拿出來誤導別人了。

    2、數據分析報告盡量圖表化,風格統一

    用圖表代替大量堆砌的數字會有助于人們更形象更直觀地看清楚問題和結論,當然,圖表也不要太多,過多的圖表一樣會讓人無所適從;

    數據分析報告本身是一個很嚴肅的東西,跟樣式、美觀程度也有一定關系,不是說做的花銷,而是基本的美觀度要保證,風格要統一。例如一些常識性的配色:餐飲類(暖色調,例如橘色、紅色、黃色);國際貿易類(藍色、灰色、霧藍色、灰綠色等);社會人文類(按照感情顏色進行配色,例如較嚴峻的社會問題,要用灰色、深藍;較喜慶的,使用紅色、綠色、黃色;具體可按需搭配對比色和互補色等)。

    3、好的分析一定要基于可靠的數據源,同時具有可讀性

    其實很多時候收集數據會占據更多的時間,包括規劃定義數據、協調數據上報、讓開發人員提取正確的數據或者建立良好的數據體系平臺,最后才在收集的正確數據基礎上做分析,既然一切都是為了找到正確的結論,那么就要保證收集到的數據的正確性, 否則一切都將變成為了誤導別人的努力;

    除此之外,每個人都有自己的閱讀習慣和思維方式,寫東西總會按照自己的思維邏輯來寫,別人不一定了解,要知道閱讀者往往只會花10分鐘以內的時間來閱讀,所以要考慮你的報告閱讀者是誰?他們最關心什么?必須站在讀者的角度去寫分析報告。

    本文由威海網絡公司半島科技轉載整理2019.02.26


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